STRATEGIE DES ACHATS

 

QUELLES SONT LES RECOMMANDATIONS DE LA STRATEGIE DES ACHATS         

Le positionnement stratégique et transversal impact le rattachement à l'organisation, on retrouve plus classiquement le rattachement aux finances. Il est nécessaire que les dirigeants financiers aient une vision claire du processus d’achat (les étapes en amont), dont voici les recommandations :

1. Définir la politique d’achat en fonction des stratégies
2. Définir le besoin du client
3. Analyser le portefeuille achat
4. Analyser le marché des fournisseurs
5. Elaborer une stratégie d’achat
6. Connaître les spécificités des achats de prestations intellectuelles et informatiques

Recommandation 1 - DEFINIR UNE POLITIQUE ACHAT EN FONCTION DES STRATEGIES D’ENTREPRSIE :

Positionner l’acheteur dans la chaîne de la valeur ajoutée de l’entreprise. Au niveau basic : c’est la fonction qui sécurise la partie administrative des achats.

Au niveau intermédiaire : les acheteurs ont un taux de couverture élevé, ils ont la parfaite maitrise du marché et des fournisseurs ; ils contribuent) l’augmentation de la valeur ajoutée (e-sourcing, négociation).

Au niveau supérieur : l’acheteur intervient dès la conception du cahier des charges et peur influencer celui-ci. Un domaine de maturité des achats (CCO) Conception – Coûts – Objectif, partenariat industriel, sourcing, négociation.

Etapes pour passer d’une fonction support à une fonction stratégique :

• Donner une dimension aux achats, exiger des gains à court terme.
• Intégrer le mode projet aux achats, positionner les achats comme pilote de la chaîne de valeur ajoutée.
• Tendre vers un portefeuille achat étendu et spécialisé, augmenter le taux de couverture d’achat afin de le professionnaliser.
• Manager le pilotage de la relation fournisseur, développer des partenariats stratégiques et d’innovation.
• Evaluer le plan de progrès avec les fournisseurs.
• Prendre l’initiative des projets d’externalisation, mettre en concurrence un panel fournisseur.
• Piloter la gestion des risques, santé financière, qualité, délais / service, les risques doivent être intégrés dans les contrats.
• Développer l’achat responsable, élément de la RSE qui contribue à l’image.
•  Mettre en place des indicateurs de performances KPI achats en fonction des axes stratégiques, performance économique, qualité, innovation, pour piloter les plans d’actions.
• Intégrer les outils de performance, PURCHASE TO PAY le SI propose des fonctions évoluées de l’e-sourcing et d’e-procurement.
• Bien intégrer la notion de TCO (total cost of ownership – coûts complet de possession).
• Bien distinguer achat Supply chain
• Repenser profits et compétences des acheteurs

NB :  ce qu’il faut faire : c’est de déployer des compétences transversales d’acheteur pour intervenir en « intrapreneur », se positionner en stratégie et intégrer la vision globale de la chaîne de valeur de l’entreprise en amont et les phases de définition de besoins.

 

Recommandation 2 -  DEFINIR LES BESOINS DU CLIENT

Pour apporter la meilleur réponse, il faut d’abord analyser l’expansion du besoin, mettre à profit chaque occasion (réunion, entretien, discussion) pour :

• Faire parles l’interlocuteur et pratiquer une écoute active.
• Mettre en place des comités d’études de marché et de développement produits pluridisciplinaire, intégrer systématiquement le donneur d’ordre et un ou plusieurs personnes des services.
• Collecter et formaliser les attentes et exigences par écrit.
• Traduire les besoins en termes technique et fonctionnel.
• Obtenir des données claires et utiles à l’établissement du cahier des charges et des conditions commerciales.

Mesurer les enjeux pour l’entreprise :

• Récolter les informations (ventes, satisfaction, client, connaissance de l’interlocuteur, études de faisabilité du besoin, adéquation avec les besoins réels)
• Garantir l’efficacité, partager les objectifs, éviter les conflits d’intérêts.
• Connaitre la réglementation, établir une relation client – fournisseur pérenne
• Répondes aux offres précises.

 

Hiérarchiser les informations : 

• Les informations doivent être classifiées afin de prioriser les actions à réaliser.
• Obtenir une information claire et données chiffrées
• Finaliser la demande
• Prioriser les attentes
• Séparer les besoins réels et superflus
• Identifier les risques, les contraintes (time to market)
• Eviter la sur pénalité, l’escalade des coûts, a sous qualité aussi.

Etablir un cahier des charges :

Etablir les critères d’appel d’offre pour une description précise auprès des fournisseurs, formaliser les supports de négociation.

 

NB : situer le service géographique, développer des soft skills, démontrer un intérêt sincère à l’interlocuteur, être toujours en demande d’information, sonder le client périodiquement, utiliser les sources disponibles.

 

Recommandation 3 – ANALYSER LE PROTEFEUILLE ACHAT – CARTOGRAPHIER ET SEGMENTER LES ACHATS

Premier processus d'achat 

 

Identifier les bases de données qui se trouvent dans le SI :

• Base achat : fournisseur local, fréquences de mise à jour, référencement, nombre de commandes, suivi de la valeur des achats.
• Base compatibilité : nombre de factures, délais de paiement, nombre et montant et fréquence des écarts de factures/commandes.
• Base articles : es produits utilisés et leurs nomenclatures
• Base commerciales : connaitre les carnets de commandes, plan de charge et business plan, évolution réglementaire et son impact sur l’activité.
• Base de données qualité : hypothèse des problèmes qualité, nature, fréquences et nombre de litiges, causes réelles des litiges.
• Base SC: déterminer le nombre de livraison

NB

• Compléter les données sources par des entretiens
• Recherches des données qualitatives
• Analyser les données quantitatives et qualitatives récoltées
• Classer l’ensemble des données
• Exhaustivité de la démarche
• La contractualisation

 

Recommandation 4 -  ANALYSER LES MARCHES FOURNISSEUR EN MARKETING ACHAT

Deuxiéme phase du processus - connaissance du marché

 

Etude de marché fournisseur :

• Déterminer les positions géographiques du marché fournisseur, marché relativement local
• Connaitre les innovations techniques et technologiques
• Avoir un bon aperçu des évolutions des marchés
• Anticiper les modifications des tendances de consommation production
• Mesurer les conséquences des stades et évolution des taux de change

 

 

Comment faire l’étude de marché fournisseur : 

• Déterminer la faisabilité et les possibilités de récoltes de données
• Recroiser les sources d’information
• Classifier les données obtenues et les analyses
• Sensibiliser, présenter l’analyse aux clients

 

Ou trouver les informations :

• Entretiens avec les fournisseurs actuels et prospects
• Benchmark
• Réseaux professionnels, autres spécialités
• Veille stratégique
• Déterminer les spécificités du marché fournisseur (5 forces de porter)
• produit/service disponibles sur le marché et ceux en train d’émerger
• Principales données sur les fournisseurs leader (taille, CA, résultats, stratégies, part de marché)
• Système concurrentiel
• Fournisseur des fournisseurs
• Barrières à l’entrée
• Nouveaux entrants
• Cadre juridique
• Prix du marché
• Alternatives aux produits
• Acheteurs du marché

 

Recommandation 5- ELABORER UNE STRATEGIE ACHAT PAR FAMILLE DE DEPENSES

"C’est la synthèse des recommandations précédentes, recommandation 3 – 4"

Composantes de la stratégie d'achat

Les étapes à suivre sont :

• Assurer la cohérence avec les objectifs – recommandation 1.
• Analyser les risques liés aux ruptures d’approvisionnement ou à des hausses subites de coûts
• Mesurer comment cette famille d’achat contribue aux objectifs et aux résultats et la VA
• Identifier les caractéristiques d’une des quatre catégories d’achat, répartir le CA achat de la famille d’achat entre plusieurs fournisseurs et régions du monde
• Réfléchir à la stratégie contractuelle
• Revisiter les décisions de MAKE/BUY
• Bénéficier de l’innovation de fournisseurs et d’action d’amélioration continue
• Remettre à jour le plan d’action stratégique

 

Matrice KRALJIK

Catégorie 1 : achat simple, à faible risques et faibles montants (chercher) simplifier le travail administrative et a logistique)

Catégorie 2 : enjeux financier important mais achats faibles risques, facile à changer de fournisseur, mettre en concurrence fournisseur, renouveler le panel fournisseur, analyse détaillées des coûts d’achat, utiliser des outils de consultation de matériels, acheter en pays à bas prix

Catégorie 3 : enjeux financier faible, achat) risque important bien connaitre les contrats externes et internes, internaliser un groupe de travail, analyser finement les relations avec le fournisseur, réduire les risques, rechercher de nouveaux fournisseurs, contractualisation avec les fournisseurs.

Catégorie 4 : achat stratégique avec les spécificités particulière, enjeux forts  et de penses élevées, analyser sa position sur le marché, identifier de nouveaux fournisseurs, faire du benchmark, rechercher des informations sur le prix et tendances du marché, surveiller très régulièrement les signaux faibles, bien connaitre ses concurrents à l’achat et les fournisseurs des fournisseurs.

 

Matrice Kraljik

Matrice Kralji 2

Recommandation 6- CONNAITRE LES SPECIFICITES DES ACHATS DE PRESTATION INTELLECTUELLE ET INFORMATIQUES

Prestation intellectuelle

Achat de prestations intellectuelles

ACHATS DE PRESTATIONS INTELECTUELLES

• Concerne des prestations à caractère essentiel, immatériel
• Faisant appel à une créativité, à une expérience, et une méthodologie, un savoir-faire.
• Informatique : intégration de tierce recette applicative TRA, de tierce maintenance applicative TMA, d’assistance à maîtriser d’œuvre.
• Conseil /AMOA : conseil stratégique
• Ingénierie industrielle : sous-traitance de capacité sous la forme de prestation d’assistance technique.

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